電子帳簿保存法が定めるファイル名のルールとは

2024 年1月1日から電子データの保存が義務化され、紙での保存が認められなくなりました。本記事では、電子帳簿保存法に則った形での電子データ保存に向けた、ファイル名のルールについて解説します。

電子データのファイル名に関するルール

検索機能を確保したファイル名をつける

電子データの保存におけるファイル名の設定方法については、法律で明確にルールを定めているわけではありません。ただし、検索機能を確保するために、規則的なファイル名を付けることが求められます。検索機能とは、電子帳簿保存法に則って検索できるようにすることです。取引した日付や金額、取引先などを、規則性を持たせてファイル名にすることで、検索機能を確保できます。

ファイル名の日付は請求した日付にする

ひとつの取引で複数のやり取りが行われることは珍しくありません。ファイル名に設定する日付は、請求年月日（請求書を発行した日）にするとよいでしょう。ただし、すでに請求書が作成されている場合、請求書を送る日付を記載することもあります。その時はケース・バイ・ケースで対応して問題ありません。

ファイル名はシンプルなものが望ましい

請求書は誰が見てもわかりやすい、シンプルなファイル名にすることが望ましいです。WordやExcelで請求書を作成した際は、改ざんを防止するためにPDFに変換した上で、ファイル名を設定しましょう。このときも検索機能を確保するために、規則性を持たせて請求日や取引先を記載したファイル名に設定します。

電子データの保存や送付に関する注意点

電子データの保存期間を把握する

電子データで受け取った請求書には、保存期間が定められています。請求書を送付した側は控えを作成する義務はありませんが、控えを作成した場合はやはり保存義務に則った保管が必要です。

法人の請求書保存期間は、原則7年です。欠損金の繰越がある場合は10年間の保存義務があります。請求書の控えを作成した場合、その保存期間は5年です。法人だけでなく、雑所得を受けている人が該当業務で前々年分に300万円以上の所得がある場合、預金通帳や領収証などを5年間保存する必要があります。

電子データの作成や保存について社内ルールを定める

規則性のあるファイル名を設定すること、内容に則った保存期間を守ることなど、電子データの保存にはルールがあります。社員やスタッフ全員がルールに則ったデータの保存を行うために、社内ルールを定めて、各自が徹底して守れる体制を整えることが重要です。

電子帳簿保存法の定めるファイル名のルールを遵守しよう！

それぞれの社員が電子帳簿保存法に則ったデータの保存を行う上で、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入することが有効です。システムは多くの事業者が開発・提供しており、電子帳簿保存法の要件を満たす形でデータを保存できます。電子データの保存に不安を感じている事業者は、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょう。

以下のホームページでは、さまざまな機能を搭載した経費精算システムをご紹介しています。電子帳簿保存法に対応したシステムも多数掲載していますので、ぜひ参考にしてください。