精算にかかる費用の削減

どのタイミングで経費精算にコストがかかるのか

申請者は領収書を集めて、申請書類を作成するコスト

申請者が経費の申請のために、領収書集めや書類作成をするときに人件費がかかります。担当の業務を抱えながら申請作業をするため、本来専念するべき業務に集中できず、生産性が下がるリスクもあるでしょう。

経理担当者はミスや入力漏れがないかチェックするコスト

紙や手入力による申請書はミスや記入漏れが多く、経理担当者は1件ずつ詳しくチェックしなければなりません。

経理に書類がたどり着く前に上司による承認が必要な企業もあり、1件の経費申請に、上司と経理担当者の人件費が割かれています。

再申請の場合、申請者・経理担当者にとって2重にかかるコスト

もし、申請内容に不備があった場合は、差し戻しとなってまた0から再申請となります。再申請時は、申請作業や確認作業をもう1度行なう必要があり、2重に人件費が必要となります。

人によるチェックのみで経理精算をしている場合、ミスはゼロにはならないのが現状です。

課題解決に繋がる経費精算システムの主な機能

領収書の撮影データやスキャン画像から自動入力

手入力によるミスはゼロにはできないため、領収書などは画像データから入力してくれるシステムがあります。

領収書や添付書類を撮影したりスキャンしたりするだけで、OCRもしくは人によるチェックによってデータ化。経費精算システムやスキャンに特化したサービスもあるため、入力ミスは大きく減らせるでしょう。

ICカードや経路検索から交通費を自動入力

企業によっては、交通費の計算は経路検索から運賃を1件ずつ手入力で行なっている場合もあるでしょう。入力や検索項目が増えればミスが生まれやすくなります。

経費精算システムを使ってICカードや経路検索から運賃を自動的に入力できるようにすれば、手入力の手間が大幅に減らせるでしょう。

申請時のミスや入力漏れに対するアラート機能

経理部にとって1番労力を割いていた、申請内容のチェックを経費精算システムが担ってくれます。特に、申請者が入力したときにエラーを検出して通知してくれるシステムを導入すれば、申請前にミスに気付けて差し戻しの頻度は大きく減らせます。

経費の申請内容によって処理が違う場合も、経費精算システムが自動的に振り分けてくれるため、さらに業務を軽減できるでしょう。

その他、注目したい機能

• 電子マネーから直接経費登録
• 会計システムの連携
• 経費分析
• 銀行と連携して振り込みデータをワンクリックで共有

経費精算システム導入による課題解決の事例

経費精算のプロセスを電子化したため、場所を選ばず業務が可能に

今までは、Excelで作成した申請書類を印刷し、領収書を貼りつけて経費の精算をしており、必ず出勤しなければなりませんでした。

経費精算システムを導入した結果、在宅勤務でも申請・承認が可能となりました。さらに、全ての経費をシステム上で管理できるため、経費の集計・処理作業の時間も短縮されてコストカットを実現しました。

45分かけていた精算作業が7.2分に短縮！コストカットも実現

近年、働き方改革が推進されて、ワークライフバランスに注目が集まっています。

経理部の業務負担を増やしていた、申請・承認・精算作業を紙から経費精算システムに変更。その結果、スタッフ1人辺りの作業時間が45分から7.2分に削減されました。50人規模の企業の場合、年間57万6千円の経費削減ができる見込みです。

複雑な入力項目と精算方法をシンプルにして、数十時間の業務を削減

従来は、紙による経費精算を行なっていたため、特にタクシー利用時の精算業務が煩雑でした。タクシー利用時は、乗車・降車の時間や場所などの入力に加えて、領収書に番号を付けて提出するワークフローだったのでミスが絶えませんでした。

経費精算システムを導入した後は、オンライン決済によって入力が自動で行なえるため、毎月数十時間かけていた業務が数秒で完結するようになりました。

経費精算Recreate編集チームより
経費精算システムの選び方アドバイス

経費精算システムは、初期費用やランニングコストはかかりますが、業務を削減できるため人件費を減らせるケースが多いです。さらに、精神的な負担も軽減しており、働き方改革の一助ともなるでしょう。精算システムを比較・検討する場合は、以下を参考にしてください。