申請者の作業ミスの軽減

なぜ経費精算の申請者の作業ミスは発生するのか

ワークフローが煩雑で経費精算のプロセスが分かりにくい

経費精算のプロセスは、企業によって違い、マニュアルが用意されていない企業もあります。マニュアルがない場合は、個人の経験に基づいて申請するケースもあるため、部署によって申請方法がバラバラになるときもあります。

申請ルールを理解していない、計算ミスや入力漏れなど人的ミスが発生する

基本的に経費申請方法は、「経費精算書を作成・必要事項の記入・領収書の添付」が必要となります。

しかし、経費精算書の作成を間違えたり、記入漏れや計算ミス、領収書の添付が不足していたりするケースが生じます。

上司などの承認者のチェック体制が機能していない

経費精算は、上司のチェックを通してから経理部に申請される企業もありますが、上司が申請のルールを理解していない場合があります。

そのため、経費対象外の申請を承認したり、ミスがあってもそのまま経理部に届いてしまったりすることもあるでしょう。

課題解決に繋がる経費精算システムの主な機能

一目で申請・精算ルールが分かるデザイン

経費精算システムは、使いやすさにこだわった商品がたくさんあり、ほとんどの人が使い慣れているExcelに近い操作感を採用しているものもあります。

また、自動的に経費の計算をしてくれたり、必須項目にマークが付いていたり、カーソルを合わせると備考が出たりと、PC業務に慣れていない人でも直感的に使えるように工夫されています。

申請ルールや規定に合わないときのアラート機能

入力ミスや入力漏れ、もしくは認められていない経費申請を入力したときに、アラート機能を使ってエラーが出るように設定できる経費精算システム。

今までは、申請者・承認者によるチェックを行なっていたため、ミスや規定違反を見つけるのは大変でした。それが、経費精算システムを使えば、申請時点でミスを防げます。

承認・申請のプロセスを設定、ステータス表示

従来のやり方では、申請者・承認者ともに経費精算がどこまで進んでいるのか確認する方法がありませんでした。しかし、経費精算システムを使えば、どこまで承認が進んでいるのかすぐに確認できます。

システムによっては、ステータス表示もしてくれるため、申請者は入力がどこまで進められているのかを視覚的に理解できます。

その他、注目したい機能

• 領収書の自動取り込み
• 交通系ICカードとの連携
• 定期区間の自動入力
• クレジットカード連携

経費精算システム導入による課題解決の事例

二重に記入が必要だった申請方法を撤廃。入力ミスや差戻を軽減

従来は、経費精算システムとしてExcelを使用していました。経費を管理するために2つのファイルへの入力を必要としていたため、入力ミスが多くて差戻処理の業務が膨大でした。

経費精算システムを導入した後は、月10時間以上かかっていた経費精算の業務を、5時間程度まで削減することができました。

3度手間だった入力業務の負担を大幅に削減

使用していた会計ソフトは、外貨入力ができず、他のソフトへの連動性が良くありませんでした。さらに、経費精算業務は、「Excelに手入力→会計ソフトに再入力→オンラインバンキングシステムに再入力」するという3重の手間がかかっていました。

しかし、経費精算システム導入によって、1回の入力で済むようになったため、経理部の処理の工数を1/3程度まで減らすことができました。

紙による経費管理や、Excelの手入力によるミスを解消

経費精算システム導入前は、Excelに手入力して印刷したものを、経理部でチェックするシステムでした。全ての申請書を目視で確認する必要があったため、業務量がとても膨大。さらに、手入力だったため、ミスが多発していました。

経費精算システム導入によって、ミスがある時点でエラーが出るため、経理部の確認作業が減り月32時間分の業務時間削減ができました。

経費精算Recreate編集チームより
経費精算システムの選び方アドバイス

申請者の作業ミスの軽減は、意識や注意するだけでは限界があります。また、経費精算は、複雑化しているため全てを理解するのも難しいでしょう。経費精算システムを導入すれば、計算ミスや入力漏れの可能性を低くできます。経費精算システムを検討する場合は以下をご参照ください。