電子帳簿保存法に基づくメールの保存について

電子帳簿保存法では、規定の条件に当てはまるメールは保存するように定められています。本記事では、保存する必要のあるメールや、保存方法について解説します。

電子帳簿保存法に基づいて保存すべきメールとは？

取引情報が記載されたメールは保存が必要

電子帳簿保存法で保存が義務付けられているメールは、「取引情報が記載されているメール」です。具体的には、以下の情報が挙げられます。

• 注文書
• 契約書
• 送り状
• 領収書
• 見積書

上記の内容を含め、これらに関する情報が記載されているメールは、電子帳簿保存法の保存対象です。電子メールを保存する際には、「真実性の要件」と「可視性の要件」を満たす必要があります。

参照元：GOV法令検索（https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=410AC0000000025 ）

電子帳簿保存法に基づくメールの保存方法

真実性の要件を満たす保存方法

真実性の要件とは、メールに記載又は添付された取引情報が改ざんされていないことを証明するものです。以下の4つの項目の中で、ひとつ以上を満たす必要があります。

1. タイムスタンプが付与された取引情報を受領する

2. 受領後は速やかにタイムスタンプを付与する

3. 訂正や削除を確認できる、または訂正や削除ができないシステムで取引情報の受領及び保存を行う

4. 訂正や削除を防ぐための事務処理規定を定めて備え付け、それに沿った運用を行う

1の場合、送信者が電子取引にタイムスタンプを付与する必要があります。とはいえ、すべての取引情報にタイムスタンプを付与することは難しいため、2もしくは4の保存要件を満たすのがスムーズです。

また、1〜3においては電子帳簿保存法に対応したシステムを使用することでも対応できます。

可視性の要件を満たす保存方法

可視性の確保は、保存した電子データを必要に応じて取り出し、閲覧できるようにするための要件です。3つの要件が定められており、そのすべてを満たす必要があります。

• 保存場所に、パソコンやプリンターなど機器の操作マニュアルを備え付けて、速やかに出力できるようにする
• パソコンやプリンターなど、機器の概要書を備え付ける
• 検索機能を確保する

ただし、税務調査などの際に電子取引データのダウンロードやプリントアウトなどによってデータを提示できるようにしておけば、保存要件を満たさなくてもよい「猶予措置」という制度があります。

しかし、要件を満たす必要はなくても、データの保存自体は必要です。

具体的な保存方法

電子帳簿保存法に基づいた保存要件を満たした上でメールを保存する方法としては、以下が挙げられます。

• 自社サーバ・システムに保存する
• PDFに出力してハードディスクや外部ディスクに保存する

そのほか、クラウドサービスを利用して保存する方法もあります。自社の運用や予算を考慮した上で検討するとよいでしょう。

電子帳簿保存法に基づいてメールを保存しよう！

電子データをはじめ、電子帳簿保存法に則ってメールを保存する場合は、保存要件を満たした方法で保存しましょう。

以下のホームページでは、経費精算システムに関する情報を発信しています。電子帳簿保存法に対応したシステムもご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。