電子帳簿保存法のために事業者がすべきこと

帳簿書類を電子データとして保存するために作られた、電子帳簿保存法。2022年1月には大幅な改正が行われました。

このページでは、そんな電子帳簿保存法に対応しようと考えている企業がやらねばならないことを紹介します。

改正電子帳簿保存法について

電子帳簿保存法で取り扱う帳簿書類は、大きく分けて

• 国税関係帳簿（仕訳帳、総勘定元帳、売上台帳など）
• 国税関係書類（貸借対照表、損益計算書、契約書、見積書など）
• 電子取引にかかる電磁的記録（電子メール、EDI、クラウド取引など）

これら3つに分類されます。

このうち、国税関係帳簿と国税関係書類は、電子データとして保存するか紙で保存するかを任意で選ぶことができます。一方、電子取引にかかる電磁的記録（以後電磁取引）は、2022年1月の改正にて、必ず電子データで保存しなければならないと定められました。ただし、これには2年間の猶予期間が設けられています。

つまり企業は、2023年12月までに、電子取引を電子データで保存できるような体制を整えねばならないのです。

改正電子帳簿保存法に対応するために、企業がすべき対策

自社が行っている電子取引を確認

電子取引を電子データで保存する準備を整えるために、まず自社がどのような電子取引を行っているのか確認しましょう。

• 電子メールで請求書や領収書などのデータを受け取る
• ホームページで請求書や領収書をダウンロードまたはスクリーンショットする
• クラウドサービスで電子請求書や電子領収書を受け取る
• クレジットカードの利用明細、交通系ICカード支払いなどのデータをクラウドサービスで受け取る
• EDIシステムを利用する
• ペーパーレスFAXを利用する

これらは全て電子取引となり、電子データで保存する必要があるものです。

「真実性」「可視性」の要件への対応

電子取引を保存する際には、データが信頼できるものであるという「真実性」と、そのデータにアクセスできるという「可視性」、この2つの要件を満たさねばなりません。

真実性の要件は、速やかなタイムスタンプの付与や、訂正・削除が起こるとそれが記録に残るシステムの利用によって満たすことができます。 可視性の要件は、検索機能の確保や、データをすぐ出力できるようにマニュアルを備え付けることなどで満たせます。

システム選び

改正電子帳簿保存法に対応するため、新たなシステムを導入しようと考えている会社も多いでしょう。どんなシステムを選べばよいかは、改正電子帳簿保存法にどこまで対応しようと考えているかで変わってきます。

「国税関係帳簿、国税関係書類、電子取引の全てに対応したい」と考えている場合、電子帳簿、電子書類、文書管理の全てに対応できるシステムが必要となってきます。

一方「最低限、義務となる電子取引のみ対応したい」と考えている場合は、電子取引の要件のみ満たしたシステムで問題ありません。また、電子データのファイル名に規則性を持って内容を表示することで、新たにシステムを導入せず要件を満たすことも可能です。