経費・交通費・出張費精算

経費・交通費・出張費精算機能とはどのようなものか

「経費・交通費・出張費精算機能」とは、業務に必要な経費や交通費、出張費の精算を行なうシステムのことです。

申請者が一度費用を立て替えてから実費を精算する事後精算と、経費を使う前に仮払金を事前に払い実費を精算する方法に分けられます。 ICカードやクレジットカードと連携できるシステムを導入すれば、経費の自動入力が可能で業務量が減るでしょう。

Suicaなど交通系ICカードと連携し、簡単に交通費計算

電車賃は、交通費として多く精算される移動手段ですが、 経費精算システムはSuicaをはじめとする交通系ICカードとの連携が可能なサービスもあります。

交通系ICカードと連携すれば、ICカードを会社に用意した端末（ICカードリーダー）に読み取らせるだけで、使用したデータをシステムへ自動入力できます。精算対象外の情報があっても、該当データだけ入力する機能があるため問題ありません。

なお、この読み取りにはPC接続型などの「ICカードリーダー」が必要です。新たに専用端末を用意しなくても、勤怠管理システムですでに使用している打刻用リーダーがFeliCa規格（Suica等の規格）に対応していれば、そのまま経費精算にも流用できるケースが多くあります。ハードウェア導入の際は、勤怠管理向けICカードリーダーなどの汎用性が高い製品から、自社の運用に合ったものを選ぶとコスト削減につながります。

経費精算の手間を減らせる、クレジットカード連携機能

従来の精算方法だと、経費の仮払いや清算のために金銭のやり取りが複数回必要なケースもありました。しかし、企業が用意したクレジットカードと連携すれば、経費を立て替える必要がないため仮払い自体が不要となるでしょう。

また、利用明細が自動的に入力できるシステムを使えば、さらなる業務の削減ができます。

規定が細かい交通費・出張費精算の規約違反を確認する機能

経費・交通費・出張費精算では、定期区間は除外しているかなど、規定を満たしているかの確認作業が負担となります。経費精算システムを導入すれば、規定を満たしていない申請は、申請時にチェックして申請させないという設定が可能です。

今までは、交通費や旅費は最短距離・最安値で申請されているかのチェックが必要でしたが、自動的に無駄のないルートを設定してくれます。

経費・交通費・出張費精算機能で注目すべきポイント

経費・交通費・出張費精算機能では、交通系ICカードに加えて、乗り換え案内やタクシー配車システムと連携しているシステムもあります。

例えば、乗り換え案内と連携しているシステムは、検索するだけで経路や運賃を自動入力してくれます。最短・最安ルートが設定されるため、経費の削減ができて過剰請求も防げます。

タクシー配車システムでは、該当アプリを使用してタクシーを呼び、会社が支給したクレジットカードで精算。自動入力するように設定すれば、経路の説明や経費精算の必要がなくなります。

経費・交通費・出張費精算機能による課題解決の事例

乗り換え案内検索機能を使用して、30分の作業が5分に短縮

当社では、会計システムを20年以上使用しており、法律改定に対応しづらかったため新たに経費精算システム導入を検討。システム導入の決め手は、請求払いと振替伝票機能が使えた点と、営業の方の対応が良かった点でした。

交通費精算は、申請された金額やルートが妥当なのかを手作業で確認していたため時間がかかっていましたが、乗り換え案内検索機能を導入してから5分程度で作業が完了するようになりました。

サーバーの負担を減らせて、旅費申請の入力作業も削減

業務形態的に出張・旅費申請が多く、複数項目の支払いを1つのサーバーで管理していたため容量オーバーの恐れがありました。そこで、経費精算システムの導入を検討。 多数の会社のサービスを比較しましたが、価格の安さと帳簿を紙に印刷できる帳票出力機能があったのが導入の決め手になりました。

他の業務とサーバーを分けられたため容量オーバーの心配がなくなり、乗り換え案内検索機能によって旅費申請の入力作業が大幅に減りました。その結果、本来時間をかけるべき業務に時間を使うことができています。

営業車を廃止し、タクシー配車システムの導入によって安心・安全を実現

不動産業を営む当社では、物件内覧時は社員が運転してお客様を送迎していました。しかし、気を付けていても事故のリスクがあるため、タクシー配車システムを導入して全ての送迎をタクシーへ変更。

その結果、お客様から好評であったうえに、営業担当者も移動時間もコミュニケーションをとる時間としてあてられるため、業務効率や生産性の向上につながっていると感じています。

経費精算Recreate編集チームより
経費精算システムの選び方アドバイス

交通費や出張精算に特化した経費精算システムを検討する場合、電車移動が中心の企業はICカードとの連携や乗り換え案内検索機能が役立ちます。また、タクシー移動にも対応しているシステムも重宝されるでしょう。それぞれの経費精算システムには得意分野があるため、比較・検討する際は以下のページを参考にしてください。