中小企業が対応すべき電子帳簿保存法（電帳法）の義務とは

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類をデータで保存するために定められた法律です。2022年1月の法改正により、執行猶予期間である2年の後の2024年からは、今までは紙に出力しての保存が可能だった電子取引を必ず電子データとして保存しなければいけないことが、『令和4年の税制改正大綱』に盛り込まれました。

この義務は中小企業も対象のため、まだ電子保存に対応できていない企業は早めに対策しておきましょう。

電子帳簿保存法の改正についてわかりやすく解説

2022年1月の電子帳簿保存法改正では、より多くの企業が帳簿や文書のデータ保存を活用できるように、要件が緩和されました。例えば、税務署長の事前承認が不要になったり、タイムスタンプの付与期間が延長されたりしています。

その一方で、電子取引データの紙保存が原則禁止となったため（ただし2年間の猶予あり）、これまで紙保存で対応していた企業は、早めに準備する必要があります。

電子帳簿保存法のメリット・デメリット

電子帳簿保存法により帳簿や書類がデータで保存できるようになると、書類を保存するスペースが省け、印刷代や事務員の人件費も減らせるため、コストカットに繋がります。紙で保存した場合と比べ、検索もスムーズ。盗難の被害や災害時の焼失も防げます。

はじめは、システムの導入にまとまった費用がかかってしまいますし、知識やスキルがない場合はやり方に戸惑ってしまうこともあるかもしれません。しかし、長い目で見るとコストも削減できますし、便利さも実感できるようになることでしょう。

電子帳簿保存法の猶予期間とは

2022年1月の電子帳簿保存法改正によって、これまで紙に出力して保存することが許されていた電子取引を、必ず電子データにて保存しなければならないと義務付けられました。

インターネットを使い慣れていない中小企業や個人事業主が、この法改正に直ちに対応するのは困難なこと。そこで国は、やむを得ない事情がある場合、2023年12月までの2年間はこれまでの通り紙で保存することを認めたのです。これが、電子帳簿保存法の猶予期間です。

電子帳簿保存法のタイムスタンプについて

電子データは複製や編集が容易に行えてしまい、そのままだと改ざんの可能性があります。第3者機関がタイムスタンプを発行することにより、データの改ざんがない信頼できる文書であることを証明することができます。

2022年1月の法改正では、タイムスタンプ付与期間の延長や自署の不要、代替システムの利用可能が定められました。

電子帳簿保存法のために事業者がすべきこと

電子帳簿保存法の改正によって、企業は2023年12月までに、電子取引を電子データで保存するための体制を整えねばなりません。

具体的には、自社がどのような電子取引を行っているか把握し、「真実性」と「可視性」を満たすように対応します。システムの導入については、改正電子帳簿保存法にどこまで対応したいかによって、導入すべきものが変わってきます。

電子帳簿保存法の対象書類とは

電子帳簿保存法に該当する書類は、「国税関係書類」や「国税関係帳簿」が当てはまります。手書きで作成した主要簿や請求書などの書類は対象外となり、スキャナ保存をしても適用されないため、紙で保存しなければなりません。電子帳簿保存法は2022年の改定後に保存要件が緩和されましたが、違反時の罰則は厳しくなっているため、理解を深めておく必要があります。

電子帳簿保存法の罰則について

2024年1月に、電子帳簿保存法が改正されました。電子帳簿保存法に違反すると、重加算税が課せられる、青色申告の承認取り消し、罰金が課せられるなどの可能性があります。会社の財務に影響を及ぼすことはもちろんですが、企業の社会的評価に影響する可能性があるため注意が必要です。社員のコンプライアンス教育の徹底や、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入などが、不正や不備の防止につながります。

電子帳簿保存法が定めるファイル名のルールとは

電子帳簿保存法に対応した形で電子データを保存する際には、規則性のあるファイル名を付けることが求められます。また、改ざんを防止するためにWordやExcelで作成した請求書はPDFファイルに変換した上でファイル名を設定することも重要です。請求書の電子データには保存期間が定められています。法人は原則7年、請求書の控えを作成した場合は5年です。副業などで一定金額以上の雑所得を得ている人も、電子データの保存義務があります。

電子帳簿保存法とインボイス制度の関係性について

電子帳簿保存法は該当するデータの電子化と保存が義務付けられており、インボイス制度ではインボイスの要件を満たす書類を揃える必要があります。インボイスは書類で対応することも可能ですが、請求書などのデータが膨大となってしまうため、電子化が効率的です。インボイスを電子データで行う際には専用のシステムを用いる必要があります。電子帳簿保存法とインボイス制度両方に対応したシステムを導入することで、それぞれへの対応を正確かつ効率的に行えます。

電子帳簿保存法における事務処理規定について

電子帳簿保存法の事務処理規程は、「真実性の確保」を満たす要件のひとつです。必ず作成しなければならないものではありませんが、電子帳簿保存法で定められた条件に当てはまる場合は、作成が必須と定められています。事務処理規程を作成するにあたり、必ず記載するべき9項目については、必ず明確にしなければなりません。本記事では、事務処理規程の詳細と、作成方法について解説しています。

電子帳簿保存法に基づくメールの保存について

電子帳簿保存法では、契約書や注文書など、取引に関する情報が記載されたメールは保存が義務付けられています。保存方法は自社サーバに保存する、クラウドサービスを利用するなどさまざまです。売上高が5,000万円以上の企業は「真実性の確保」と「可視性の確保」において定められた要件を満たすことが定められています。各要件を確認した上で、電子帳簿保存法に則ったメールの保存を行いましょう。

電帳法におけるネット通販の決済データ保存について

Amazonや楽天など、ネット通販を利用した取引データは、電子帳簿保存法の対象です。電子取引データの保存要件を満たす形での保存を行う必要があります。ネット通販事業者が提供している購入履歴ページでは、領収書のダウンロードが可能ですが検索機能を満たしていないケースが多いため、自社で保存要件を満たす形で保存しなければなりません。その場合、タイムスタンプを付与できる経費精算システムの導入がスムーズです。

電子帳簿保存法対応に活用できるIT導入補助金について

電子帳簿保存法に対応できる環境を整えるために、IT導入補助金を活用できます。法人も個人事業主も申請できますが、法人は対象となる事業者の条件が定められているため注意が必要です。申請の上で必要な書類を整え、さまざまな手続きを行った上での申請となります。ITツールの導入は、IT導入事業者登録をしている事業者から購入しなければなりません。本記事で詳細を解説していますので、ぜひ参考にしてください。