電子帳簿保存法とインボイス制度の関係性について

電子帳簿保存法とインボイス制度は、取引関係の書類に関して定められた法律です。今後はどちらのルールにも則った対応が必要になります。本記事では、電子帳簿保存法とインボイス制度に定められた要件と、それらの要件を満たす方法について解説します。

電子帳簿保存法とインボイス制度が求める要件とは？

電子帳簿保存法で求められる要件

電子帳簿保存法では、「真実性」と「可視性」を確保した電子データの保存が義務付けられています。この2つの要件を確保するために、電子帳簿保存法ではさらに以下の4つの保存要件を定めています。

• タイムスタンプの付与
• 関連書類の備え付け
• 見読性の確保
• 検索機能の確保

インボイス制度で求められる要件

インボイス制度は、必ずしも電子データを作成・保存する必要はなく、書類での対応も可能です。ただし、記載が必要な項目を定めています。インボイスへの記載が必要な項目は、以下の6点です。

• インボイス発行事業者の氏名または名称・電話番号
• 取引年月日
• 取引内容
• 税率ごとに区分して合計した対価の金額と適用税率
• 消費税額など
• 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

電子帳簿保存法とインボイス制度の要件を満たす方法

電子帳簿保存法の要件を満たす方法

電子帳簿保存法で定められた4つの要件を満たす方法は、それぞれ以下の通りです。

タイムスタンプの付与

タイムスタンプの付与は、以下のうちいずれかの措置を行うことで要件を満たせます。

• タイムスタンプが付与された取引情報を受け取る
• 取引情報を受け取った後、速やかにタイムスタンプを付与して、保存する人もしくは監視する人に関する情報がわかるようにしておく
• データの改ざんができないシステムで取引情報の受領と保存を行う
• データの改ざんができない運用ルールを定め、実践する

関連書類の備え付け

データを受領、保存するシステムの概要が記載された関連書類（システムの仕様書や概要書など）を備え付けます。

見読性の確保

データの保存場所に、電子計算機やプログラム、ディスプレイ、プリンタと、それらの操作説明書を備え付けます。また、電磁的記録をディスプレイや書面で速やかに出力できる体制を整えます。

検索機能の確保

以下の条件で検索できるようにファイル名を設定します。

• 取引年月日・取引先・取引金額の3項目
• 取引年月日または取引金額の範囲指定
• 複数の記録項目の組み合わせ

インボイスの制度の要件を満たす方法

インボイス制度では、必ずしも電子データである必要はありません。税額がわかり、必要項目が記載されている書類であれば、納品書や請求書など、どんな書類でも対応可能です。例えば、ひとつの書類ですべての項目を満たすことができなくても、複数の書類で項目を満たすことができれば問題ありません。

ただし、電子インボイスを利用する場合には、専用のシステムを用いて対応する必要があります。

電子帳簿保存法とインボイス制度に併せて対応しよう

電子帳簿保存法もインボイス制度も、それぞれに対応したシステムを導入することで作業をより正確に、効率的に行えます。インボイス制度は電子データで提出する場合に専用のシステムが必要となるため、導入は必須です。

以下のホームページでは、さまざまな経費精算システムをご紹介しています。電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しているシステムもご紹介していますので、ぜひ導入時の参考にしてください。