ワークフロー

経費精算システムのワークフロー機能とはどのようなものか

経費精算システムのワークフロー機能とは、経費の申請や承認、差し戻しする機能のことを指します。

一般的に、経費精算は出張費や交通費などを精算するために申請書を作成し、上司や経理部が申請を承認して会計処理します。この一連の業務が、経理精算ワークフローです。

経費精算が電子データ上で可能になり、領収書の提出も簡単に

従来は、紙による申請書を作成していましたが、経費精算システムを導入すれば電子データ上で申請書を作成し、領収書の添付をして申請が可能となります。

さらに、申請を忘れることがないように、事前に予定されている経費精算に対して通知機能もあります。

外出先でも使用可能なスマホ・アプリと連携している経費精算システム

スマホ・アプリと連携している経費精算システム導入によって、外出先でも時間と場所を選ばず承認作業ができるようになります。

大量の経費申請も一括承認機能によって、業務量が削減できるでしょう。代理承認機能を有するシステムでは、代理人の設定も可能です。

経理による承認、仕訳を経費精算システムによって自動化

経理担当者は、経費の利用目的によって仕訳をしたり、申請内容が適正かどうかチェックしたりと業務負担が大きいのが特徴でした。

経費精算システムの導入によって、仕訳を自動化したり、入力ミスは申請時にエラーが出るように設定したりすれば、月末に集中していた経費精算業務を減らせるでしょう。

経費精算システムのワークフロー機能で注目すべきポイント

経費精算システムのワークフロー機能では、申請書のテンプレートの作成ができます。自由にカスタマイズができるため、入力漏れ・ミスがある場合は申請前にアラートを出せます。

経費の利用目的を記入する設定もあるため、仕訳業務まで任せられるシステムもあるでしょう。 申請が遅れていたり忘れているケースには、催促メールを自動的に送れる機能もあります。自動的に送られるため、経理担当者がスケジュール確認や、メール作成する手間なくコミュニケーションが図れます。

経費精算システムのワークフロー機能による課題解決の事例

経費精算システムのワークフローを利用して入力ミスを削減

今までは、紙による経費精算を行なっていたため、入力漏れ・ミスによる差し戻しが多発していました。さらに、経理では申請内容を会計ソフトに手入力するという業務も発生。煩雑なワークフローのために、経費精算に1日1.5人以上の人員を割いていました。

ワークフローを導入後は、特にICカードと連携させた交通費精算が業務量の削減に役立ちました。

業務をひっ迫していたチェック作業を簡略化

Excelにより申請書を作成して印刷していたため、申請書の内容・会計システムに入力されたデータ・インターネットバンキングに入力されたデータについて、人によるチェックが必要でした。

経費精算システムの導入後は、申請時の内容が自動的に転記されるため、会計システムに手入力する手間が省けました。その結果、ほとんどのスタッフの残業時間を減らせました。

社員数が増えても、経理担当者を増やさずに経費精算システムで対応

当社では、スタッフの在籍人数が倍増したため、従来の経費精算方法では処理に限界を感じていました。営業担当者による交通費・出張費精算が多かったため、ICカードと連携できて交通費精算に特化している経費精算システムを導入。

使いやすいワークフローのため直感的に操作ができて、経理担当者以外のパソコンに慣れていないスタッフも問題なく使えています。さらに、経理担当者の残業が減り、休日出勤も不要となりました。

経費精算Recreate編集チームより
経費精算システムの選び方アドバイス

経費精算システムのワークフロー機能は、申請者と承認者、経理担当者にとって業務効率の向上が図れます。さらに、直感的に使いやすいデザインを用いている経費精算システムは、パソコンに慣れていないスタッフも抵抗感が少ないでしょう。

デザインに特化したワークフロー機能だけに着目するのではなく、申請～承認・会計処理までの業務負担を減らしてくれる各企業にマッチした経費精算システムの検討が必要です。経費精算システムについては、以下を参考にしてください。