不正申請の防止

どのように経費の不正申請は発生するのか

交通費を実際にかかった費用以上に水増しして申請する

例えば、定期券が使用できる区間も経費として申請したり、新幹線や飛行機の格安チケットを購入したにもかかわらず、経費申請では通常料金として申請することが予想されます。

また、違うルートを通ったことにして、実際には最短・最安値のルートを使用するという方法もあるでしょう。

プライベートの交流も交際費として申請する

接待交際費は、どこまでが業務に関わるのかを判断するのが難しい一面があります。プライベートの会食や職員同士の会食を、経費として経費申請する可能性があるでしょう。

お店から白紙の領収書を受け取り、金額をごまかす手口もあります。

経費で購入した際に付与されたポイントを無断で使用する

会社の備品や物品を代わりに購入した時に、発生したポイントを自分のカードに付けてしまうケースがあります。

経費を使用したときに発生したポイントも会社のお金の一部のため、もし使用すると不正請求を疑われてしまいます。

課題解決に繋がる経費精算システムの主な機能

交通費精算はICカードや経路検索機能を使う

交通費の不正利用は、1回の金額が小さく分かりにくいため、頻繁に起きている印象です。経費精算システムを利用すれば、ICカードと連携させて金額の自動入力が可能になります。

経路検索機能を使うことで、最短・最安値のルートを登録もできるでしょう。最短ルート以外で登録しようとしても、警告が出るような設定も選べます。

企業の申請ルールに合わせて自動で申請内容をチェックする

企業によって経費申請のルールは違いますが、経費精算システムを使えば企業ごとに合わせた設定をカスタマイズすることも可能です。

今までは、人の目によるチェックだったため、全てを正確に確認するのは難しかったでしょう。経費で認められている金額以上の申請をしたり、出勤日以外の経費申請を防いだりできます。

企業のクレジットカードで決済して経費を自動入力する

経費に使える法人クレジットカードを発行すれば、自動的に経費精算システムに金額が反映される設定があります。使えるクレジットカードを限定すれば、ポイントの使い込みも防げます。

情報の編集ができない設定にすれば、実際に使った金額以上の請求も難しくなります。故意の場合だけではなく、うっかり自分のカードにポイントを付けてしまったということも防げます。

その他、注目したい機能

• 手当計算機能
• 規定に合わせた申請書カスタマイズ
• ログ情報管理
• よく使う入力パターンの登録

経費精算システム導入による課題解決の事例

乗換案内と連携して定期区間は自動的に控除する設定に

今までは、Excelによる管理だったため、購入した物品が課税対象であるか、交通費の金額は正しいのか、定期区間の控除はされているかなどチェックが行き届いていませんでした。

経費精算システムを導入して乗換案内と連携させたことで、チェックできていなかった交通費は自動的に算出。さらに、物品の課税についても、システムが自動的に判断してくれるため業務量が軽減しました。

自社の規定に合わせたレイアウトをカスタマイズ

紙ベースによる経費精算を、経費精算システムを使って、在宅でも経理担当者が作業できるように自動化することを検討していました。いろんなサービスを検討しましたが、どうしても記入漏れやミスが発生。

カスタマイズ性が高い経費精算システムを導入することで、ページ構成を変えられて見やすくなったためミスが減りました。

：コーポレートカードを使用して、経費は自動入力に切り替え

従来は、打つのが得意じゃないスタッフも含めてみんなで経費を手入力していたため、申請のミスが多くて非効率的でした。

経費精算システムを導入したことで、1件15分程度かかっていた申請作業が、3分程度で完結するようになりました。また、コーポレートカードの導入も行なったため、よりミスが発生しにくい正確な経費精算が可能となっています。

経費精算Recreate編集チームより
経費精算システムの選び方アドバイス

経費の不正利用は、故意の場合に限らず、入力ミスや判断ミスから発生するケースもあります。そのため、経費精算システムやカードとの連携による自動入力によって、ミスを減らすことも大切でしょう。そこで、経費精算システムを検討したい方は、以下を参考にしてください。