経費精算システムの費用対効果を考える

経費精算業務の効率化やペーパーレス化が図れるため、注目を集めている経費精算システム。しかし、経費精算システム導入のためには、初期費用やランニングコストが必要になります。経費精算システムに必要なコストを考えると、導入を躊躇する企業もあるかもしれません。経費精算システムの費用対効果について解説します。

経費精算システムを導入しないときのコスト

経費申請・精算のための人件費

経費精算システムを導入せず紙やExcelによる経費精算を行なっている場合は、申請者・承認者・経理担当者の時間を割くため、人件費がかかります。特に、経理担当者の負担が大きく、経費申請書を1件ずつ確認して間違いや入力漏れ・ミスがないかチェックする業務が発生します。

精算にかかる費用については、「精算にかかる費用の削減」の記事をご覧ください。

紙による申請のための紙代・印刷代

全ての経費精算に申請書の紙代・印刷代が発生します。さらに、紙を申請日や内容順に管理するコストや、保管場所を確保するコストもかかるでしょう。

紙による経費精算の場合、気を付けていても領収書を紛失するケースもあります。領収書を紛失した場合、企業の規定に従って新たな業務が発生します。

経費精算システムを導入したときのコスト

初期費用や月額費用が発生する

経費精算システムを導入するときは、初期費用や月額費用が必要です。企業の規模や求める機能によって金額は変わります。クラウド型では、初期費用が無料のサービスもありますが、一般的に導入費用は約1～4万円と言われています。一方、オンプレミス型では、約8～65万円とサービスによって幅があります。

システムによっては使いこなすための人材が必要

オンプレミス型の経費精算システムの場合、高いカスタマイズ性によって自社に合ったシステムを作り上げられます。しかし、アップデート時は自分たちで操作が必要など、システムを運営するためにはある程度システムに詳しい人材が必要でしょう。

経費精算システム導入後の働き方

経理スタッフの月末業務から解放される

経費精算は月末締めであることが多く、月の中旬から月末にかけて経理スタッフの業務が増える傾向にあります。しかし、経費精算システムを導入した結果、丸1日程度要していた精算業務時間の削減に成功した企業もあります。経理スタッフの残業が減り、ワークライフバランスが向上してプライベートの充実も図れるでしょう。

申請が簡単になって、本来取り組むべき業務に集中できる

経費精算は、担当している業務の合間の時間を使って、申請することが多いでしょう。しかし、紙による経費精算などワークフローが煩雑な場合、申請書の作成や領収書の添付に時間がとられていまします。

経費精算システムを導入すれば、申請書のテンプレートが設定でき、領収書は写真を撮って画像を提出するだけで申請が完了するシステムもあります。さらに、交通費は交通系ICカードと連携すれば、入力が不要になるでしょう。そのため、本来時間をかけるべき業務に専念できるようになります。

経費精算システムを導入するなら費用対効果を考えよう

経費精算システムの導入には初期費用や月額費用がかかりますが、システムを導入した方が精算業務の負担軽減によって人件費が抑えられる場合もあります。企業によっては、丸1日必要だった経費精算業務を削減したケースもあります。経費精算システムの比較・検討については、以下のページを参考にしてください。