電子帳簿保存法のメリット・デメリット

国税関係の帳簿や書類をデータで保存する決まりについて定めた「電子帳簿保存法」。2022年1月には大幅に要件が改正され、より多くの企業にかかわる法律となりました。

この電子帳簿保存法が企業にどんなメリット・デメリットをもたらしたのか、解説していきましょう。

電子帳簿保存法のメリット

帳簿書類を保存するスペースが減らせる

日本では、帳簿や書類を事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存することが義務付けられています。

7年分の帳簿書類を全て保管するには、オフィスにある程度のスペースを用意しなければなりません。大企業であれば、保管のためだけに専用の部屋を用意しなければならないことも。

電子帳簿保存法によって帳簿書類をデータで保存することが可能になれば、このスペースが削減できます。

帳簿書類に関する業務を効率化できる

帳簿書類を紙で保存する場合、日付や項目ごとに整理してファイルに綴じる必要があり、時間がかかってしまいます。書類を探すときも、膨大な数のファイルから探すとなると一苦労ですよね。

電子データで保存すれば、日付や手がかりのキーワードを検索することで、すぐに目当ての書類を探し出せます。また、オフィスにいなくても閲覧できるため、テレワークの推進にも役立つでしょう。

帳簿書類に関するコストが削減できる

帳簿書類を紙で保存する場合、印刷代や印紙代、ファイル代が必要です。また、印刷やファイリングといった事務作業を行う人件費も必要となってきます。

電子データで保存することによってこれらが不要になるため、経費削減になります。

紛失や盗難を防ぐことができる

紙の帳簿書類は、オフィスのキャビネットや管理部屋にカギをかけて保管しますが、それでも盗難が起こってしまうことがあります。また、誤って捨ててしまったり、災害時に焼失、水没してしまう可能性もゼロではありません。

電子データをクラウド化に保存し閲覧制限をかけておけば、こういった問題を解決できるでしょう。

電子帳簿保存法のデメリット

導入時の初期費用がかかる

帳簿書類のデータ保存を行うには、コンピュータやクラウドシステムを導入しなければならず、どうしても初期費用がかかってしまいます。

ただその一方で、紙代やファイル代、人件費等を削減し、業務効率化を図ることができるため、長い目で見るとコストカットに繋がるでしょう。

電子帳簿保存法の知識が必要

電子帳簿保存法を適用するには「真実性の確保」「可視性の確保」の2つの要件を満たす必要があります。これらの要件をきちんと満たすためには、電子データ管理について学び、最低限の知識やスキルを習得しなければなりません。

社内に専門知識を持った人物を置くか、常に相談ができる社外の専門家を利用するか、どちらが必要となります。

コンピュータやデータ管理に詳しくない人の場合、はじめのうちは少し大変と思うかもしれません。しかし、慣れれば紙での保存よりも便利であることが実感できるでしょう。

システム障害のリスク

端末の破損により、保存したデータごと消えてしまう場合があります。また、システム障害が起こると、復旧するまで書類を閲覧することができません。最悪の場合、データを失ってしまうこともあります。

このような事故を防ぐために、日頃からこまめにバックアップを取るようにしましょう。

電子帳簿保存法の導入手順

では実際、電子超保存法に則った電子データ保存を行うためには、どのようにすればよいのでしょうか。大まかには、下記のような手順になります。

• 制度を把握する
• 自社の課題を整理し、電子化する書類を決める
• 業務フローを設計する
• 経費精算システムを導入する

順番に見ていきましょう。

制度を把握する

そもそも、電子帳簿保存法とはいったいどのようなものなのでしょうか。電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿や国税関係書類（決算関係書類や取引関係書類）について、電子データによる保存を認める法律です。

電子超保存法で定められている要件を満たすことで、従来は紙文書での保管が義務とされていた書類を電子データで保存することができます。電子データで保存することにより、探す手間が省けたり保管コストを省くことができたりとメリットもあります。下記のページで詳しく解説していますので、是非読んでみてください。

自社の課題を整理し、電子化する書類を決める

電帳法を導入したとしても、全て電子化するのは非常に労力がかかります。そこで、自社が紙で管理していることによって、どのような課題を抱えているのかをしっかり整理する必要があります。

書類が多すぎて探すのに時間がかかっているのか、ペーパレス化できないことで特定の部署に出社の負担がかかっているのか……など、課題を整理することによって、自社がどのようなシステムを導入するのかが見えてきます。

自社がどのような課題を抱えているのか明確になったら、「この課題を解決するには、どの書類を電子化することが最も効率的なのか」を整理しましょう。繰り返しになりますが、システムによってどのような分野に強いのかが変わってきます。 必要な書類を細かく洗い出していきましょう。

業務フローを設計する

電子化する書類を決めたら、電子化に合わせて再度業務フローを設計し直す必要があります。システムを導入してから業務フローを変更してしまうと、社内も混乱しやすくなります。 特に電帳法に対応している書類は国税関係の書類が多いため、業務フローを変更したことによるミスで大混乱を引き起こす可能性もあります。混乱が生じないよう、事前に入念にフローを設計しておくことが重要です。システムの導入

業務フローの設計まで行ったところで、実際に電帳法に対応しているシステムを導入しましょう、システムによって、外部システムと連携が可能だったり、経理以外の申請を行えたり、様々な機能がついています。自社にとって最も必要な機能は何か、十分な比較検討を行って導入しましょう。

下記のページでは、電帳法に対応している経費精算システムも紹介しています。自社の課題を明確にし、どのような機能が必要なのか洗い出した上で、是非チェックしてみてください。