電子帳簿保存法への対応

電子帳簿保存法とは？3つの保存方法について

2022年1月に施行され、2024年までに法人・個人事業主ともに導入の義務化が予定されている電子帳簿保存法。「電子帳簿保存法」は、3つの保存方法に分けられ、それぞれ保存するべき書類も違います。それぞれ保存方法・書類についてご説明します。

帳簿や書類を保存する「電子帳簿保存」

「電子帳簿保存」では、電子データ上で作成した帳簿や書類を電子データのまま保存します。会計ソフトなどで作成した帳簿や書類などが該当し、電子データのまま取り扱うため印刷は必要ありません。

領収書や紙で作成した書類を保存する「スキャナ保存」

「スキャナ保存」では、領収書や紙で作成した書類を、スキャンや撮影して画像で保存します。スキャン保存では、画像内容がしっかりと確認できる必要があり、解像度・検索機能・使用したシステムの証明など細かい規定があります。

メールやクラウド上で行なった内容を保存する「電子取引データ保存」

「電子取引データ保存」では、電子データでやりとりした取引を電子データのまま保存します。

例えば、メールでのやりとりやクラウド上で行なった契約書などが該当。電子取引データ保存もスキャナ保存と同様に、検索機能・使用したシステムの証明などの要件を満たしている必要があります。

課題解決に繋がる経費精算システムの主な機能

書類の信頼性・原本性を保証するためのタイムスタンプ

「タイムスタンプ」とは、電子データの改ざんを防ぐために導入されているシステムです。タイムスタンプは、電子データと時刻が履歴として残り、タイムスタンプが付与された後に書類内容が変更されていないことを証明します。

該当する書類は、領収書や契約書、納品書などです。タイムスタンプの付与後は、一定の要件を満たせば、原本の破棄が認められています。

スキャナ保存時の必須要件になっている検索機能

スキャナ保存では、いくつかの満たすべき要件がありますが、そのうちの一つが検索機能。取引先・日付・金額などの項目で検索できる必要があり、経費精算システムを用いれば簡単に検索できるサービスもあります。

システムによっては、登録者や支払先、経費科目、画面登録日での検索が可能な場合もあります。

確認作業が簡単で業務量の軽減が期待できる電子データ申請

Excelや紙による申請の場合は、受理した申請書に不備がないか、1件ずつ丁寧な確認が必要でした。電子データによる申請であれば、入力漏れやミスがあればシステムが申請前にチェックできます。そのため、経理担当者の確認作業が減り、業務負担を軽減できます。

経費の申請者にとっても、入力しやすいワークフローによって、申請作業にかかる時間を減らせるでしょう。

その他、注目したい機能

• 領収書の自動読取機能
• 原本のペーパーレス化
• 分かりやすいワークフロー
• 自動仕訳

経費精算システム導入による課題解決の事例

領収書をきれいに並べて保管する業務からの解放

今までは、申請書に紙の領収書を貼りつけて、申請していました。全ての申請書を手作業で確認していたため、事前申請と実際に使用した経費のチェックに時間がかかり、見落としやミスも発生。そこで、経費精算システムを導入しました。

電子帳簿保存法にも対応している経費精算システムを導入したため、領収書をきれいに保管する必要性がなくなりました。今後は、領収書の原本破棄ができるルールを作成する予定です。

経費精算システムに履歴が残るため、書類の紛失時にも対応が可能に

経理の作業負担を減らすことと、人的ミスを削減するために経費精算システムの導入を検討。特に、紙の伝票の紛失に対しての対策を求めていました。 経費精算システム導入後は、万が一紙伝票を紛失しても申請時にスキャンしているので内容を把握でき、納品書・請求書についてもPDF化しているため紛失後も対応が可能となりました。

電子帳簿保存法の運営は、マニュアル作成やルール作りに苦労しましたが、サポートの厚い経費精算システムを採用したためサポートを受けながら進められました。

領収書原本を捨てることへの抵抗感を人の力で払拭

紙ベースでの経費精算システムを採用しており、年間約2万枚の領収書処理が必要でした。 ペーパーレス化を図るうえで、先を見据えて電子帳簿保存法に対応している経費精算システムを導入。

領収書は原本保存が基本でしたが、電子帳簿保存法では基準を満たしていれば破棄が可能となります。原本を捨てることに抵抗がありましたが、マニュアルをしっかりと作り込み、相談窓口を設置するなどしたため定着させることに成功しました。

経費精算Recreate編集チームより
経費精算システムの選び方アドバイス

電子帳簿保存法は、数年以内に導入の義務化が予定されています。紙ベースで経費精算を行なっている企業にとって、経費精算システム導入は初期費用が掛かることや、新しいシステムの導入に抵抗を感じる場合もあるでしょう。

経費精算システムは、サポートが手厚く、分かりやすいワークフローによって経費の削減につながるでしょう。以下から経費精算システムについて検討してはいかがでしょうか。