承認者の作業負担の軽減

なぜ経費精算の承認者の負担は大きいのか

人の記憶や経験に頼る申請方法では、決してなくならない申請ミス

紙による経費の申請方法だと、人の記憶や経験に頼るケースも多いと予想されます。しかし、申請ルールを覚えていなかったり、計算ミスや記入ミスを完全になくしたりするのは難しいのが現状です。

よくあるミスは、合計金額が合わない、領収書を添付し忘れている、交通費請求のルールが守られていないなどが挙げられます。

人手不足に加えて、毎月の業務量が膨大で確認作業が大変

経理スタッフによる従来の承認方法は、「申請を受け取る→内容をチェック→会計ソフトに手入力」という作業を1件ずつする必要がありました。

さらに、働き方改革によって残業は制限されているのに、月末締めという締め切りは変わっていません。

確認項目が多くてスタッフの負担が大きい

1件の経費精算に対して、「領収書添付」「申請内容」「承認のタイミング」の確認など、チェックするべき項目がたくさんあります。ミスがあった場合は差戻になり、また1から作業をする必要があります。

課題解決に繋がる経費精算システムの主な機能

経費申請の金額に応じて、システムが承認ルートを自動で振り分け

申請金額に応じて、承認ルートを振り分ける機能があります。今までは、経理スタッフがどの承認ルートで承認するかを判断する必要がありました。

経費精算システムを導入すれば、承認ルートを自動設定できるため、無駄なく承認作業を進められます。システムによって違いますが、最大10人程度まで承認者として設定が可能なものもあります。

複数の伝票を一括で承認あるいは差し戻す機能

経費精算システムは、複数の申請書を一括で承認できるシステムがあるため、1件ずつの操作が不要となります。また、入力の不備があった場合は、メール通知などを使ってオンライン上で差し戻すこともできます。

出先でもインターネットさえあれば、どこでも承認作業が可能なシステムもあるため、隙間時間を有効に使えるでしょう。

承認者の不在時は、代理者が承認処理を代行

従来は、担当者が限られていたり、うまく引き継ぎができていなかったりしたために、承認者が不在の場合は長期間承認作業が滞るときが多々ありました。

経費精算システムを使えば、代理承認者を設定できるため、担当者が不在の場合も業務が滞りにくいのが特徴です。また、二重承認を行ないたい場合も、複数の承認者の選定ができます。

その他、注目したい機能

• 伝票修正
• 承認件数表示
• 承認内容の共有
• メールコメント機能

経費精算システム導入による課題解決の事例

経費精算フローが簡潔になったため、業務スピードが向上

今までは、煩雑な経費精算フローを使っていたため経費精算の負担が大きく、さらに担当者が不在の時は業務が止まってしまうのが課題でした。

経費精算システムの導入によって、業務時間を2日から1日へ、担当スタッフは2人体制から1人体制に減らすことができました。申請・承認に関するやり取りはメールで一括送信できるようになったため、コミュニケーションが円滑になりました。

経費精算システムによって、経理部の負担を1/10まで削減

従来は、紙ベースの経費申請方法だったため、経費精算に手間がかかっていました。改善しようとExcelによる集計を導入しましたが、入力の手間は変わらず負担に感じていました。

そこで、経費精算システムを導入したところ、経理部の負担が1/10程度まで軽減。さらに、海外支店のスタッフに対する承認スピードが向上し、現地スタッフからも喜ばれました。

在宅勤務になっても、滞りなく経費の精算が可能

全国に44拠点ある当社では、コロナ禍によるリモートワーク時に経費精算システムを導入しました。本社のスタッフは在宅勤務に切り替わりましたが、事業所の営業活動を止めることはできず、リモートでも精算ができる経費精算システムが必要でした。

導入後の研修はオンライン上でできて、ミスは申請段階で却下するようにカスタマイズできたため、経理部の負担が軽減しました。

経費精算Recreate編集チームより
経費精算システムの選び方アドバイス

経理部の月末は締め作業が忙しく、残業するのが当たり前という風習がありました。しかし、経費精算システムを導入すれば、業務量を大幅に削減できるときもあります。経費精算システムはいろんな種類があるので、検討してみてはいかがでしょうか。