経費精算システムのクラウドとオンプレミスの違い

経費精算システムは、システムの管理場所によって、「クラウド型」と「オンプレミス型」に分けられます。それぞれの特徴について、ご説明します。

「クラウド型」の経費精算システム

「クラウド型」の経費精算システムとは、クラウド上に存在しているシステムを使って経費精算を行なう方法です。インターネットとの接続があれば、社外からのアクセスも可能です。

クラウド型のメリット

クラウド型は、インターネットとの接続があれば、どこからでもアクセスができる利点があります。申請者・承認者ともに外出先から経費精算業務ができるため、スキマ時間の活用ができて業務効率の改善が図れます。

また、初期費用が0～10万円程度と手ごろで、システムによっては1週間程度で導入できるなど、導入がしやすい点もメリットだと言えます。

クラウド型のデメリット

クラウド上のシステムを使うため、セキュリティ面に不安を感じるときもあります。しかし、使用するネットワークのルールを設定すれば、セキュリティ対策に力を入れている経費精算システムからの情報漏洩リスクは高くないでしょう。

「オンプレミス型」の経費精算システム

「オンプレミス型」の経費精算システムとは、自社のサーバー上にシステムを設置して、経費精算を行なう方法です。自社のサーバーを使うため、セキュリティ対策に優れています。

オンプレミス型のメリット

オンプレミス型は、外部のインターネットを介さずに自社のサーバーを使うため、セキュリティが強い利点があります。さらに、1度導入してしまえば、月額費用はかからないシステムが多いです。

オンプレミス型のデメリット

月額費用がかからない代わりに、初期費用はクラウド型とくらべて高額になる傾向です。さらに、システム導入後はアップデートがあった場合は、自分たちでシステムの更新をする必要があります。

どちらが自社に向いているのか？

現在は、クラウド型が主流となっていますが、「クラウド型」「オンプレミス型」ともに、メリット・デメリットがあります。自社にとって、どの項目を優先させるか考えるべきでしょう。

「クラウド型」が向いている企業

出張や外勤が多い企業は、「クラウド型」の方が向いているでしょう。なぜなら、クラウド型であれば、外出先でも経費精算ができるため、経費精算業務のために会社に戻ってくる必要がなくなるからです。さらに、上司が出張中の場合も経費の承認が滞りにくいため、経費精算のプロセスがスムーズに進みます。

「オンプレミス型」が向いている企業

初期費用が多少高額になってもセキュリティ面を大切にしたい企業は、「オンプレミス型」が向いているでしょう。データーベースを自社で保管するため、自社に合わせたカスタマイズも可能です。そのため、自社にマッチしていることを重視したシステムを使いたい企業にも合っていると言えます。

とはいえ、セキュリティ面に力を入れ、情報セキュリティ基準をクリアしたクラウド型システムも増えています。金融系など極端にセキュリティが必要とされる企業以外は、クラウド型を検討してみるのがおすすめです。

クラウドとオンプレミスどちらを導入するべきなのか

初期費用の安さやアクセスが簡単であること、さらにセキュリティの高まりから、「クラウド型」を導入する企業が増えています。どのクラウド型の経費精算システムが自社に向いているかの比較・検討は、以下のページを参考にしてください。