経費精算システム導入によるメリット・デメリット

ペーパーレス化や業務効率向上のために、経費精算システムの導入を検討している企業もあるでしょう。経費精算システムのメリットとは、「経理部の業務削減」「申請業務の簡略化」「経費精算のプロセスの短縮」が挙げられるでしょう。今回は、経費精算システムのメリット・デメリットについてご説明します。

経費精算システム導入のメリット

経費の自動入力機能によって、経費精算の申請が簡単になる

経費精算システムの導入によって、申請書をテンプレート化できます。入力形式や項目を設定できるため、システムの指示に従って入力を直感的に行なえるようになります。また、ICカードや法人クレジットカードとの連携をすれば、経費が自動入力されるため入力の手間がかかりません。

上司など承認者がいつでも・どこでも承認できるようになる

いままでは印鑑での承認が必要だった経費精算ですが、スマホ・アプリに連動しているシステムを導入すれば、外出先で時間を選ばず承認が可能となります。一括承認のシステムもあるため、さらに効率的に承認作業ができることでしょう。

自動計算や仕訳の自動化により経理担当者の業務負担が軽減する

手作業で行なっていた経費申請内容の確認や計算の整合性ですが、経費精算システムによって自動的に計算してくれます。さらに、経費の使用用途によって分ける仕訳作業もシステムが担ってくれるため、経理担当者の負担が軽減されるでしょう。

経費精算システム導入のデメリット

初期費用や使用料が毎月必要になる

経費精算システムの導入には、初期費用や月額使用料、取り扱うデータの数に応じて追加料金がかかるサービスがあります。さらに、運用するためにはシステムを扱える人材の確保が必要なケースもあります。

PCが苦手な人も操作しなければならない

経費精算システムを導入すると、PC業務を必要としない職種の人も、経費申請のためにPC操作を求められるようになります。また、スマートフォンを利用するシステムの場合は、アプリの操作に抵抗があるケースもあるでしょう。

セキュリティがしっかりしているシステムかチェックが必要

外出先で時間を選ばず使えるのが魅力の経費精算システム。しかし、企業のデータや情報が外部に流出しないように、フリーWi-Fiに接続しないなどルール作りが必要です。さらに、セキュリティがしっかりしているサービスを見極めなければなりません。

経費精算システム導入で考えるべきこと

経費精算システムの費用対効果を考える

初期費用や月額使用料、取り扱うデータの数に応じて追加料金が必要となる経費精算システム。しかし、従来型の紙による経費精算を行なっている企業では、経理部の人件費が膨らんでいるのではないでしょうか。そのため、「経費精算システムの費用」と「人件費」について考えるべきでしょう。

精算にかかる費用については、「経費精算にかかる費用の削減」の記事をご覧ください。

経費精算のワークフローを明確にする

経費精算が負担になる原因として、「申請者方法が煩雑のためルールを理解していない→間違った申請が届く→差し戻して再度申請する」という現状があります。経費精算システムの導入によってワークフローが明確になれば、申請自体が簡単になり、経理担当者のチェック業務が削減できるでしょう。

申請者・承認者の負担軽減については、「申請者の作業ミスの軽減」「承認者の作業負担の軽減」の記事をご覧ください。

数年以内に対応が必要な電子帳簿保存法

全ての企業・個人事業主を対象に導入の義務化が検討されている電子帳簿保存法。今まで多くの企業が導入していた紙による経費精算では対応できないため、経費精算システムの検討が必要となるでしょう。

電子帳簿保存法については、「電子帳簿保存法への対応」の記事をご覧ください。

どの経費精算システムを導入するべきなのか

経費精算システムは機能・価格ともに、様々なタイプがあります。「価格が高い＝自社に合う」ではなく、どの機能が必要なのかをしっかりと考えなければ、オーバースペックとなり使いこなせないケースもあります。どのような機能・価格のシステムがあるのかは、以下を参考にしてください。