経費精算システムと会計システムの違い

経費精算システムの導入を検討していると、会計システムの情報も出てくることが多いのではないでしょうか。また、会計システムはすでに取り入れている企業もあるかもしれません。今回は、経費精算システムと会計システムの違いについて解説します。

経費精算システムとは

経費精算システムとは、経費の申請・承認、経理による会計処理までの全ての工程を担うシステムです。今までは、紙による申請や領収書の添付、目視によるチェックを行なっていた経費精算業務の負担を軽減してくれます。

経費精算システムのメリット

経費精算システムを導入すれば、申請用紙を印刷する必要がありません。また、領収書は写真を撮影して電子データとして添付するため、原本の紛失や入力ミスを防いでくれます。

交通系ICカードと連携している経費精算システムを使用すれば、自動的に交通費のデータが反映されるため、入力する手間が省けるでしょう。

経理部の作業負担の軽減については、「経理部の工数の軽減」の記事をご覧ください。

経費精算システムのデメリット

経費精算システムは、導入するときに初期費用や月額費用がかかります。比較的安価な「クラウド型」と、ランニングコストが抑えられる「オンプレミス型」から選べます。

電子化によってペーパーレスな経費精算が可能となる経費精算システムですが、PCに慣れていないスタッフも操作が必要となります。そのため、慣れるまでは紙で申請するよりも時間と手間がかかる可能性があります。

会計システムとは

会計システムとは、複雑な会計処理を効率良く行なうなど、会計処理に特化したシステムです。今までは、電卓によって計算して帳簿や試算書の作成をしていましたが、会計システムは電子的な取引記録や会計帳簿作成のサポートができます。

会計システムのメリット

「管理会計システム」「財務会計システム」「債務・支払管理システム」の3つに分けられる会計システム。複雑な会計でも運用が可能で、それぞれを連動させた会計業務も可能です。また、自動仕訳機能もあるため、迷うことなく経費の仕訳ができて業務効率が向上するでしょう。

会計システムのデメリット

システムを導入しても、会計システムにデータを手入力する必要があります。そのため、入力漏れやミスが発生する場合があり、経理担当者による手入力の業務負担は軽減が図れません。さらに、申請書の作成には別のシステムが必要で、Excelなどと組み合わせている企業もあります。

経費精算システムと会計システムどちらを選ぶべきか

会計ソフトを導入すれば、経理スタッフによる計算や帳簿作成業務を減らせて、複雑な計算もシステムに任せられるでしょう。しかし、経理スタッフによるデータを手入力する負担や、入力漏れ・ミスをゼロにするのは難しいです。 経費精算システムであれば、申請・承認、会計処理の全てを簡略化し、外部サービスとの連携をすればデータを手入力する必要もありません。経費精算システムを比較・検討したい場合は、以下のページをご覧ください。