経理部の工数の軽減

なぜ経費精算の経理部の工数は多いのか

経費精算はいくつものプロセスを踏む必要がある

経理部では、受理した申請書にミスや漏れがないかを確認し、申請経費の内容に応じて仕訳業務を行ないます。さらに、金額によって承認担当者を変えるなど、1件の経費精算に対して考えて判断することが多いのが特徴です。

紙ベース経費申請の場合、入力漏れやミスの処理が発生する

紙ベースで経費精算を行なっている企業はいまだに多いですが、「経費の利用目的」「購買情報」「クライアントとの関係性」など記入項目が多いためミスが多々発生します。

基本的な記入作業も全て経理部がチェックをするため、業務量が膨大になります。

月の半ばから月末にかけて承認業務が集中する

経費精算は一般的に月末締めが多いため、月の半ばから月末にかけて申請・承認の業務が集中してしまいます。

業務量が増えるため処理する時間も必然的に増えますが、いつもと変わらずミスのない仕事を求められるのは経理スタッフにとってストレスとなるでしょう。

課題解決に繋がる経費精算システムの主な機能

領収書など添付書類をカメラやスキャン機能でアップロード

紙ベースで領収書や申請書を作成して経理部に提出する企業の場合、経理部では受け取った書類をExcelなどに入力する作業も発生します。

申請者が申請する段階でカメラ機能やスキャンを利用して領収書の読み取り・アップロードを済ましてくれれば、経理部が手入力していた業務の負担が減るでしょう。

分かりやすいワークフローで申請・承認をサポート

経理部の負担の大きい業務の一つとして、提出された申請書の入力ミス・漏れ、計算間違いのチェックが挙げられます。さらに、経費の申請ルールを把握していないがゆえのミスも発生。申請内容に不備がある場合は、ミスに対して差戻業務が生じてしまいます。

簡潔なワークフローを使えば申請段階でミスを防ぎ、経理部の負担も軽減するでしょう。

申請内容に応じてどの勘定科目に当てはまるか自動仕訳する機能

経理部のスタッフが行なっている、仕訳をサポートする機能もあります。人による仕訳だと、どの勘定科目に当てはまる申請内容なのか考えなければいけませんでしたが、スピード感を持って仕訳するには経験と知識が必要でしょう。

経費精算システムを使えば、機械が自動的に仕訳をしてくれるため時間の短縮になります。

その他、注目したい機能

• 乗換案内システムとの連携
• クレジットカード連携による取り込み
• チャットツール連携
• キャッシュレス決済導入

経費精算システム導入による課題解決の事例

手入力や紙による申請を廃止し、約20時間弱の業務を削減

今までは、紙を使って経費精算をしていたため、月に数百件にのぼる領収書の管理が他の業務をひっ迫していました。さらに、手入力で会計ソフトに入力していた業務も、負担に感じていました。

経費精算システムを導入した後は、手入力が無くなったことが業務負担を最も軽減させました。さらに、入力フォーマットが分かりやすくなったので、ミスが減って差し戻し業務も削減できました。

交通費精算の手入力・チェック作業を削減

旅費交通費などの明細は、これまでExcelに入力して印刷し、精算書・出金伝票・証票をセットで経理へ提出していました。経理では内容確認に加え、会計システムやインターネットバンキングへの手入力も必要で、二重・三重のチェックが大きな負担になっていました。

ハーモス経費を導入したことで、駅すぱあと連携により経路検索・料金算出ができるようになり、会計システム連携やFBデータ出力によって金額の手入力も不要に。入力の手間や確認時間の削減だけでなく、精神的な負担の軽減にもつながりました。

分かりやすいワークフローを導入して経費精算を標準化

当社では、全スタッフの経費精算を1人のスタッフが長年行なってきたため、独自のルールがある状態で情報の共有もできていませんでした。他スタッフとの業務量のバランスもとれておらず、生産のチェックに1日以上かかっていました。

経理部の誰でも精算業務ができるように経費精算システムを導入。その結果、経費申請内容のチェックにかけていた1日分の業務を、ほぼなくすことができました。

経費精算Recreate編集チームより
経費精算システムの選び方アドバイス

従来型の紙での経費精算は、経理部の業務が増え、業務が集中する月末は残業が発生するなどのデメリットがありました。しかし、経費精算システムを導入によって、1日以上費やしていた業務をなくせる企業もあります。経理精算システムについて検討したい方は、以下をご覧ください。