電子帳簿保存法における事務処理規程について

事務処理規定は、電子帳簿法に則った形でさまざまなデータを保存する上で、企業が定めるルールのことです。本記事では事務処理規程の詳細や、作成方法などを掘り下げ、解説します。

電子帳簿保存法における事務処理規程とは？

事務処理規程を作成する必要があるケース

事務処理規程の作成と備え付けは、必ずしも作成しなければならないというわけではありません。しかし、電子帳簿保存法で定められた条件に該当する場合は、作成が必須です。

事務処理規程を作成する必要があるケースは、2022年1月1日以前の書類を電子データ化して保存する場合と、特定の環境下で電子取引に関する電子データを保存する場合です。

特定の環境下とは、理由なく訂正や削除が行われる可能性がある環境下を指します。この2つの条件に該当する企業は、電子データを作成し、備え付けなければなりません。

効率的に電子帳簿保存法に対応したデータの保存・管理を行える

事務処理規程で電子データ化に関する責任者を決めることで、電子データの管理に対する責任感が生まれます。

また、責任者が電子帳簿保存法について理解を深めることで、トラブルなどにスムーズかつ的確な対応が可能です。さらに保存対象が明確であれば、非対象のデータを電子化することがなく、ムダな作業を防いで業務効率化につながります。

電子帳簿保存法における事務処理規定の作成方法

タイトルは自由に設定できる

事務処理規程のタイトルには、決められたものはありません。企業のルールやマナーに則ったタイトルをつけて作成可能です。

事務処理規程に必ず記載すべき項目

事務処理規程を定める際に、記載しなければならないルールがあります。記載内容は以下の9項目です。この9項目を記載していない場合、事務処理規程として認められない可能性があるため注意してください。

• 目的
• 適用範囲
• 管理責任者
• 電子取引の範囲
• 取引データの保存
• 対象データ
• 運用体制
• 訂正・削除の原則禁止
• 訂正・削除を行う場合のルールや手順

データの保存期間を明確にする

事務処理規程を作成する際には、取引データの保存期間を明確にすることが必要です。紙のデータと同様に設定するのが一般的で、多くの企業が7年から10年ほどに定めています。

個人事業主だと、保存期間が5年とされている文書があるほか、白色申告と青色申告で保存期間が異なるため注意が必要です。

電子帳簿保存法に基づいて事務処理規定を作成しよう！

事務処理規程の作成については、国税庁でサンプルを提供しています。Wordファイルでダウンロードできるので、参考にするとよいでしょう。

参照元：国税庁HP（https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm?_fsi=8tIbZqHq）

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