電子帳簿保存法の対象書類とは

2022年に施行された電子帳簿保存法において、帳簿の保存方法が3区分に分かれました。本記事では、電子帳簿保存法の対象となる書類や注意点について解説します。

電子帳簿保存法の対象書類

国税関係帳簿

国税関係帳簿は、事業を運営する中で作成されるさまざまな書類が該当します。主な国税関係帳簿は以下の書類です。

• 仕訳帳
• 総勘定元帳
• 売掛帳
• 買掛帳
• 現金出納帳
• 固定資産台帳

これらの帳簿をパソコンなどで電子書類として作成したものを、一定の要件を満たせば電子データとして保存できます。国税関係帳簿の電子保存は任意のため、紙で作成した場合はそのまま保存・管理することも可能です。

国税関係書類

国税関係書類は大きく分けて「決算関係書類」と「取引関係書類」の2つに分別されます。決算書類は、以下の書類が該当し、電子帳簿等保存の対象です。

• 貸借対照表
• 損益計算書
• 試算表
• 棚卸表

取引関係書類は、以下が該当し、電子帳簿等保存の対象となります。

• 請求書
• 見積書
• 納品書
• 注文書
• 領収書

これらの書類は、取引先から受け取ったものと、自社で作成したものの控え、両方が対象です。また、手書きで作成された書類は「スキャナ保存」の対象です。スマホ撮影した画像を保存する形でも問題ありません。

電子取引データ

メールで送られた請求書や、Web請求書など、EDI取引やクラウドサービスで行った取引などは、「電子取引データ保存」の対象となります。主な対象書類は以下です。

• 請求書
• 見積書
• 納品書
• 注文書
• 領収書

書類の内容は「取引関係書類」と同様ですが、受取方法に応じて区分が変わります。2022年1月1日以降に発生した電子取引に関わる書類は、データ保存の対象です。

電子帳簿保存法の対象とならない書類

手書きで作成した主要簿などの書類

手書きで作成した総勘定元帳や仕訳帳などの「主要簿」をはじめ、同じく手書きで作成した請求書や補助簿などは、電子帳簿保存法の対象外です。スキャナ保存でも対象にならないため、紙で保存する必要があります。

履歴書や図面

履歴書や設計図をはじめとする図面など。国税関係書類に該当しない書類も、電子帳簿保存法の対象外です。ただし、国税関係書類ではない書類の電子保存は、e-文書法で別の規定があります。

電子帳簿保存法の注意点

2021年に改正された電子帳簿保存法については、事前の承認申請が撤廃されました。しかし、電子帳簿の保存やスキャナ保存の申請を2022年1月1日より前に行ったのであれば、過去の要件に従った運用が原則とされています。

また、電子帳簿保存法の適用を受けるにあたり、会計ソフトやクラウドサービスを利用する場合は、日本文書情報マネジメント協会の認証を受けているかを確認することをおすすめします。

2022年に回生された電子帳簿保存法では保存要件が緩和されましたが、違反した場合の罰則は厳しくなっています。しっかり対応するために、電子帳簿保存法への理解を深めましょう。

以下のホームページでは、さまざまな経費精算システムを紹介しています。電子帳簿保存法に対応しているシステムもあるので、ぜひ参考にしてください。