電帳法におけるネット通販の決済データ保存について

本記事では、電子帳簿保存法におけるネット通販の決済データ保存について掘り下げ、解説します。

電子帳簿保存法はネット通販の決済データ保存にも適用されるか？

ネット通販の決済データも電子帳簿保存法の対象になる

ネット通販の決済データは、電子帳簿保存法の対象です。「電子取引のデータ保存」に該当します。電子帳簿保存法では、紙でやり取りした取引書類は紙のまま保存することができますが、スキャナ保存のルールに則った形で保存することも可能です。

データとして交付された書類はデータ保存のルールに従って保存する

ネット通販を利用した場合、受注内容や領収書などのデータがメールなどの電子データで受け取るケースがあります。このようなデータとして交付された書類は、電子帳簿保存法のデータ保存ルールに則った形で保存する必要があります。

ただし、ネット通販事業者が電子帳簿保存法で定める「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件を満たした状態で、電子取引のデータをいつでも確認できるようにしていれば、利用者側は電子取引のデータを保存していなくても電子帳簿保存法の違反には当たりません。

ネットショッピングで領収書を受け取った際のデータ保存手順

ネット通販事業者が特定のページで取引内容を把握できるようにしている場合

電子帳簿保存法において、電子取引のデータは取引金額や取引先などの情報を検索できる状態にした上で、7年間保存しておくように定められています。多くのネット通販では、購入履歴や領収書などを確認することが可能です。これらの事業者が電子取引のデータの保存要件を満たしている場合は、領収書などをダウンロードしていなくても、適正に電子取引のデータを保存していると認められます。

ただし、電子帳簿保存法の検索要件において、「取引年月日で検索できること」「取引金額による検索ができること」などが定められていますが、Amazonや楽天をはじめとする大手のネット通販事業者は、これらの検索要件を満たしていません（2024年7月14日時点）。その場合、利用者側が電子取引のデータの保存ルールに則った形で保存する必要があります。

電子取引のデータを保存する手順

多くのネット通販事業者では、購入履歴のページから領収書をダウンロードできます。PDF形式での保存が手軽です。もしくは、スクリーンショットで保存することも問題ありません。

ただし、保存要件として「タイムスタンプを付された取引金額を受け取ること」もしくは、「タイムスタンプを付した上で保存した人または監督者に関する情報を確認できるようにしておく」ことが定められています。この要件を満たすためには、タイムスタンプを付与できる経費精算システムを導入することがスムーズです。自社でタイムスタンプを付与して、「真実性の確保」を満たすことができます。

電子帳簿保存法に基づいてネット通販の決済データを保存しよう！

電子取引のデータにネット通販事業者がタイムスタンプを付与することができないケースが多いと思われます。自社でタイムスタンプを付与できる経費精算システムを導入し、電子帳簿保存法に則った電子データの保存に対応しましょう。

以下のホームページでは、経費精算システムを多数ご紹介しています。タイムスタンプの付与が可能な製品もご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。