インボイスの仕訳ミス・差し戻し解消

インボイス制度で増えた経費精算の確認作業と、経費精算システムで解決できる範囲を経理目線で整理します。

インボイス制度で経理部門の経費精算業務が増えた理由

経費精算で押さえるべきインボイス制度のポイント

インボイス制度は2023年10月1日に始まった、消費税の仕入税額控除の方式です。課税仕入れの消費税を控除するには、原則として一定事項を記載した帳簿と、適格請求書等の両方を保存する必要があります。

参照元：国税庁（https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6496.htm）

領収書1枚ごとに登録番号・記載事項を確認する作業が増えた

経費精算では、提出された領収書やレシートごとに、登録番号が現在有効な適格請求書発行事業者のものか、取引年月日や税率ごとの対価の額・消費税額等がそろっているかを確かめる作業が加わりました。T番号が印字されているだけでは要件を満たすとは限りません。「領収書」「レシート」という書類名でも判断できないため、1枚ずつ中身を見る必要があります。

株式会社TOKIUMが2024年3月に行った調査では、経理以外の従業員の30.3%が経費精算の負担が増えたと回答しています。増えた内容で最も多かったのは領収書の必要事項の確認で、45.5%でした。経理部門でも48.9%が、制度開始後最初の本決算に不安を感じています。

参照元：電波新聞デジタル（https://dempa-digital.com/article/546460）

特例・経過措置の判定と税区分の仕訳が複雑になった

経費精算では、インボイスがなくても帳簿のみの保存で控除できる特例の判定が日常的に発生します。判定の種類が多く、手作業ではミスが起きやすい点が課題です。

• 公共交通機関特例：3万円未満かどうかは切符1枚ではなく、1回の取引の税込価額で判定します。13,000円の新幹線を4人分まとめて買えば52,000円で判定します。
• 少額特例：基準期間の課税売上高1億円以下などの事業者に限られ、2029年9月30日までの課税仕入れが対象です。税込1万円未満かは1回の取引の合計額で判定し、5,000円と7,000円の商品を同時に買えば対象外です。
• 経過措置：免税事業者等からの課税仕入れの控除割合は、2026年10月1日から70%です（国税庁、2026年11月10日確認）。割合は支払日ではなく課税仕入れの日付で決まり、9月30日の会食費は80%、10月1日なら70%と仕訳を切り替えます。

参照元：株式会社一創（https://www.issoh.co.jp/column/details/18274/）

参照元：国税庁（https://www.nta.go.jp/publication/pamph/shohi/kaisei/202304/02.htm）

参照元：国税庁（https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/0026004-066_01.pdf）

従業員の立替経費は証憑の扱いと差し戻しが増えた

従業員が立替払いした経費では、領収書が会社名義ではなく従業員名義になることがあります。従業員名が記載された適格簡易請求書でも、その従業員が会社に所属していると分かる従業員名簿等をあわせて保存すれば、保存要件を満たせます。従業員名簿等で本人を特定できない場合は、立替金精算書の保存も必要です。こうした証憑の組み合わせを申請者が把握していないと、書類の不足による差し戻しが増えます。

人手不足・属人化した経理では手作業のインボイス対応に限界がある

2024年3月の調査で本決算への不安の内容を尋ねたところ、会計システムに経過措置や登録事業者か否かなどの税区分が正しく反映されているか、が55%で最多でした。

制度開始前の2023年6月に、株式会社ラクスが経理・財務・会計担当者1,009人を対象に行った調査では、請求書・領収書の受領側の対応について61.3%の企業が未対応でした。対応しない理由で最も多かったのは、他の業務が忙しく間に合っていないという回答です。

少人数の経理では、特例や経過措置の判断が制度に詳しい特定の担当者に集中しやすくなります。その担当者が不在になると締めが止まるため、確認を人に頼る運用には限界があります。

参照元：電波新聞デジタル（https://dempa-digital.com/article/546460）

参照元：ASCII STARTUP｜インボイス”受領側”の対応、開始まで3か月を切るも61.3%の企業が未対応 （https://ascii.jp/elem/000/004/152/4152726/）

経費精算システム導入でインボイス対応はこう変わる

登録番号の読み取りと国税庁データとの照合を自動化できる

多くの経費精算システムは、請求書や領収書の登録番号をAI-OCRで自動で読み取り、国税庁のデータベースと照合できます。楽楽精算は2023年8月にこの機能を搭載し、支払先のマスタ登録にも対応しました。継続して取引する相手は、その都度登録番号を入力・確認する必要がありません。

ジンジャー経費も、PCやスマートフォンで登録番号を読み取り、国税庁のデータと照合して事業者を特定できます。読み取りを誤った場合は画面上で修正できます。

参照元：クラウド Watch（https://cloud.watch.impress.co.jp/docs/news/1527126.html）

参照元：ジンジャー（https://hcm-jinjer.com/news/108729/）

税区分・経過措置の振り分けから仕訳・会計連携までつなげられる

照合した結果は、仕訳データの作成にもつなげられます。たとえばハーモス経費は、仕入税額控除の対象を区別した仕訳に対応しています。100種類以上の会計システムとの連携実績もあり、領収書の読み取りから会計システムへの連携までを一連の業務として処理できます。

経過措置については、仕訳の税区分コードを80%と70%に分けておき、申請日や承認日ではなく利用日で自動的に振り分けられる設定が理想です。

参照元：ハーモス経費（https://hrmos.co/keihi/column/expense-invoice/）

参照元：株式会社一創（https://www.issoh.co.jp/column/details/18274/）

特例に該当する旨を摘要に自動で残し帳簿記載を標準化できる

帳簿のみ保存の特例を使う場合は、特例に該当する旨と、原則として相手方の住所を帳簿に記載します。公共交通機関、自動販売機、出張旅費等は住所不要で、少額特例は該当する旨の記載自体が不要です。費目と金額から特例を判定し、摘要へ定型文を自動で付けられれば、記載の漏れや担当者ごとのばらつきを防げます。

申請段階のチェックと役割分担で差し戻しと属人化を減らせる

確認作業を経理に集中させず、工程ごとに担当を分けることも重要です。

• 申請者：証憑を受け取り、支払先・日付・金額・用途を入力して提出する
• 承認者：業務上必要な支出か、社内規程に沿っているかを確認する
• 経理担当者：T番号・記載事項、特例・経過措置、税区分を確認して仕訳する

システム上でこの流れを固定すれば、判断が特定の担当者に偏りにくくなります。

参照元：ハーモス経費（https://hrmos.co/keihi/column/expense-invoice/）

導入しても使いこなせない・定着しないを防ぐ確認ポイント

経費精算システムを入れただけでは、インボイス対応は完了しません。AI-OCRによる読み取りや照合だけで、すべての税務判断が不要になるわけではないからです。稟議の前には、照合機能の有無ではなく次の点を確認してください。

• 特例の摘要、経過措置の税区分、立替の証跡（立替金精算書と元の証憑のひも付け）が、設定だけで通るか
• 2028年10月の50%、2030年10月の30%への改定に、税区分マスタの追加だけで追随できるか（国税庁、2026年11月10日確認）
• 免税事業者の領収書を含む自社の実データでトライアルを行い、仕訳の税区分と摘要が意図どおりに出るか

参照元：株式会社一創（https://www.issoh.co.jp/column/details/18274/）

参照元：ハーモス経費（https://hrmos.co/keihi/column/expense-invoice/）

参照元：国税庁［※PDF］（https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/0026004-066_01.pdf）

まとめ

インボイス制度によって、経費精算では領収書ごとの記載事項の確認、特例・経過措置の判定、立替経費の証憑管理が増えました。手作業で対応すると、少人数の経理ほど負担と属人化が深刻になります。経費精算システムを選ぶ際は、登録番号の照合だけでなく、税区分・摘要・会計連携まで設定で通るかを実データで確かめることが、定着への近道です。