交通費精算の負担軽減

交通費精算の確認や差し戻しに追われる経理担当者に向けて、よくある課題と、システム導入後に業務がどう変わるかを整理します。

経理部門が抱える交通費精算の課題

経路・運賃・定期区間の確認に時間がかかる

紙やExcelで交通費精算を運用している場合、経理担当者は提出された精算書を1件ずつ確認します。日付や訪問先に記入漏れがないかを見たうえで、申請された経路が最短・最安になっているかを乗換案内などで調べ直し、運賃が正しいかも照合します。

さらに、通勤定期と重なる区間の運賃が控除されているか、仮払金を受け取っていないか、領収書の金額と精算書の合計が一致しているかも確認しなければなりません。金銭を扱う業務のため、別の担当者が再度チェックするダブルチェックを行う企業も多く、申請件数が増えるほど確認作業の時間が積み上がっていきます。

不備のある精算書と差し戻しが繰り返される

精算書の不備も、経理の負担を増やす要因です。外出の多い従業員は帰社後に記憶をたどって精算書を作るため、日付や金額の書き間違い、定期区間の控除漏れが起こりやすくなります。不備が見つかれば申請者へ差し戻し、再提出された書類をもう一度確認する必要があります。

提出期限や経路の選び方といった社内ルールが曖昧だったり、周知されていなかったりすると、同じ種類の不備が何度も繰り返されます。また、営業担当者への差し戻しの連絡は、経理担当者にとって気の重い作業になりがちです。

月末に申請が集中し、小口現金の管理も負担になる

交通費精算を月末締めにしている企業では、本業を優先した従業員が締め日直前にまとめて申請しがちです。経理担当者は短期間で大量の精算書を確認することになり、ほかの月次業務が圧迫されます。急いで作った精算書ほどミスが多く、差し戻しも増えます。

精算に小口現金を使っている場合は、支払いのたびに出納帳へ記帳し、現金残高と帳簿を照合する作業も加わります。1円でも合わなければ、領収書をさかのぼって原因を探さなければなりません。

水増し請求や不正申請を見抜きにくい

在来線やバスは領収書を受け取りにくく、提出を求めない運用も一般的です。そのため、実際より運賃の高い経路で申請する水増し請求や、会社から支給された新幹線の切符を払い戻して差額を得るといった不正が起こり得ます。こうした不正が税務調査で見つかると、従業員だけでなく会社にも過少申告加算税や不納付加算税、延滞税などが課されることがあります。書類の偽造など仮装・隠ぺいと判断されれば、これらの加算税に代えて、より税率の高い重加算税が課される場合もあるため注意が必要です。経理担当者が全件を目で確認する運用だけでは、こうしたリスクを防ぎきるのは困難といえます。

参照元：freee（https://www.freee.co.jp/kb/kb-expenses/fake-duty-trip/）

経費精算システム導入で交通費精算はこう変わる

ICカード連携・経路検索で申請データが正確になる

経費精算システムの多くは、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードから利用日・乗車区間・運賃を取り込む機能と、出発地と到着地を入力すると運賃を自動で計算する経路検索機能を備えています。申請データが利用履歴や検索結果をもとに作られるため、経理担当者が経路を1件ずつ調べ直したり、運賃を再計算したりする作業を減らせます。システムによってはICカード履歴の区間や金額を申請者が書き換えられないため、改ざんの防止にもつながります。

参照元：アスピック（https://www.aspicjapan.org/asu/article/81272）

参照元：ジンジャー（jinjer）（https://hcm-jinjer.com/blog/keihiseisan/transportation_expenses_reimbursement/）

定期区間の自動控除・規定違反チェックで差し戻しが減る

従業員の通勤定期区間をあらかじめ登録しておけば、申請経路と重なる区間の運賃が自動で差し引かれます。控除漏れを経理が見つけて差し戻す必要がなくなります。

このほか、必須項目を設定して入力漏れを防ぐ機能、同じ領収書の使い回しや重複申請をアラートで知らせる機能、社内規定に反する申請を検知する機能もあります。不備が申請の段階で止まるため、承認者や経理担当者が差し戻しに費やす工数を抑えられます。

参照元：アスピック（https://www.aspicjapan.org/asu/article/81272）

仕訳・振込データ作成まで自動化し、月末の負荷を平準化できる

承認済みの申請データから仕訳を自動で作成し、会計ソフトへ連携できるシステムもあります。紙の精算書を見ながら会計ソフトへ再入力する作業がなくなり、転記ミスも防げます。

従業員への支払いは、振込データ（FBデータ）の自動作成によって振込処理に置き換えられます。その結果、小口現金の出し入れや残高照合も不要になります。外出先からスマートフォンで申請できるようになれば、月末にまとめて提出されていた申請が分散しやすくなり、月次決算の早期化にもつながります。

参照元：アスピック（https://www.aspicjapan.org/asu/article/81272）

参照元：マネーフォワード クラウド経費（https://biz.moneyforward.com/expense/topics/12406/）

3万円未満の交通費も帳簿要件に沿って記録できる

インボイス制度のもとでも、適格請求書の交付義務が免除される税込3万円未満の公共交通機関による旅客の運送については、一定事項を記載した帳簿のみの保存で、仕入税額控除が認められます（令和8年4月1日現在法令等）。この場合、帳簿にはこの特例の対象である旨も記載する必要があります。システムを使えば、領収書のない電車・バス代でも、利用した交通機関名・日付・区間・金額を申請ごとに漏れなく残せるため、帳簿の記載事項をそろえやすくなるでしょう。

参照元：国税庁「No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存」（https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6496.htm）

参照元：国税庁「No.6497 仕入税額控除のために保存する帳簿及び請求書等の記載事項」（https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6497.htm）

交通費精算の効率化を定着させるための導入ポイント

システムを導入しても、現場で使われなければ効果は出ません。まずは申請者・承認者・経理担当者のそれぞれから話を聞き、記載ミスが多いのか、承認が滞っているのかなど、自社の課題を特定します。次に無料トライアルを使い、申請者にとって操作がわかりやすいかを確かめます。ICカードをかざすだけで申請できるなど、申請の手間が減る仕組みほど定着しやすくなります。あわせて操作研修や問い合わせ窓口も準備しておきましょう。

参照元：ビジネスコンシェルジュ powered by お名前.com（https://www.onamae.com/business/article/5944/）

まとめ

交通費精算では、経路・運賃・定期区間の確認、差し戻し、月末の申請集中、小口現金の管理、不正チェックが経理部門の負担になりがちです。経費精算システムを導入すれば、正確な申請データの作成から規定チェック、仕訳・振込までを自動化でき、経理担当者は例外的な案件への対応に時間を割けるようになります。まずは自社の課題を整理し、申請者にとっても使いやすいシステムを選びましょう。